Организирање на тури со мали релации: планирање и логистика

Дефинирај ги објективите и скупот

Без јасна мисија, буџети, и маркетинг напори може да се разбегаат и да бидат неефикасни. Да започнеме со поставување на основни прашања: Дали турнејата првенствено се однесува на перформанси, образование, снимање или развој на публиката?

Кога се дефинирани точките, разгледај ги овие фактори во детали:

Изброј на перформации и географија: [FLT: 1) Цел на реалните броеви на кои се дадени растојанија.
[ФЛТ:0] Типови: [ФЛТ] Прославните сали, училиштата, црквите, фестивалите на отворено и настани специфични за механичките кругови како што е Меѓународниот тромбонски фестивал или Меѓународната конференција за Евфонија имаат различни акустични потреби и логистички барања.
[ФЛТ:0]
Биди искрен за тоа што може да си дозволи ансамблот.
Дали ќе ги претставиш новите дела? Рекордни за идни изданија?

Документирај ја мисијата за турнеја во една или две реченици. На пример: ,Колективен за односи со јавноста ќе започне десетдневна турнеја низ западот за да изведе три образовни програми и шест јавни концерти, да го зајакне ангажманот на заедницата и да подигне средства за нашиот следен албум. ,Оваа изјава станува пробен камен за сите планови.

Собери тим за планирање

Соберете тим со јасно дефинирани одговорности, големината на тимот зависи од големината и размерот на турнејата, но дури и мала група од пет музичари може да ги подели улогите.

Клучни улоги и одговорности

Се справува со договори, координати меѓу членовите на тимот и решава прашања на патот. Мора да биде организиран и смирен под притисок.
Оваа улога често се поклопува со менаџерот на турнејата за помали групи.
"Освојување и водење на јавните односи" [ФЛТ:] креира промотивни материјали, управува со социјалните медиуми, контактира со локалните медиуми и продавањето на билети.
По турнејата треба да се направат детали ориентирани и познати со сметководствени алатки како QuickBooks или платежни листови.
Директорот за музика или однесување на [ФЛТ:] води проби, избира репертоар, управува со квалитетот на перформансата и ги пренесува уметничките потреби на техничкиот тим.
[ПЛТ: 0] Здравје и безбедносен офицер: [ФЛТ:] Во пост-пандемски контекст, оваа улога ги следи здравствените протоколи, обезбедува осигурување и управува со залихите од прва помош.

Одржувајте прв состанок за доделуваое на улоги и воспоставуваое на хиерархија за комуникација. Користете платформи за менаџирање на проекти како Трело или Асана за да ги следите задачите и крајните рокови.

Планирање на буџетот и финансирање

Реалниот буџет спречува финансиски изненадувања и гради доверба меѓу членовите на ансамблите.

Искористени категории

[ФЛТ:0] Транспортација: [ФЛТ]
[ФЛТ:0] Забранет за двонеделна турнеја, вклучувајќи и проверки и денови за преглед.
[ФЛТ:0] Метите: [ФЛТ:] Перем по член на ден, плус групни вечери.
Други нудат простор за споделување на приходи или слободен простор за образовни настани.
[ФЛТ:0] Equipment and Armist Translation: Случаи, закружување, осигурување и специјализиран превоз за големи инструменти ако не патува со нив во возила.
[ФЛТ:0] Маркирање: [ФЛТ:] Плотечко печатење, трошоци за постери, реклами на социјалните медиуми, ажурирање на веб-сајтови и промотивна стока како маици или ЦД-а.
Уверување: [ФЛТ] Осигурување за ансамблот, осигурувањето на инструментите и патување со осигурувањето за многу вредни патувања.
Фонд за контингенции: [ФЛТ:] Одвојте 10,15% од вкупниот буџет за неочекувани поправки, промени во хотелот во последен момент или медицински итни случаи.

Структура на стратегиите

Почнете да собирате средства најмалку шест месеци пред турнејата.

[ФЛТ:0] Постојани: [ФЛТ:] Пристап до локалните бизниси, производители на инструменти (како што се Јамаха, Conn-Selmer, или Miraphon (Myraphone) и организации за уметност. Понуди листа на програми, социјалните медиуми го споменуваат и поставуваат лого како стимулации. Користете го образецот за спонзорство.
[ФЛТ:0] Граните: [ФЛТ: 1) Примени за уметнички грантови од организации како што е Националната управа за уметност ( [ФЛТ:2]
Понуди награди како потпишани постери, приватни видео-врски или пред-релезни снимки.
[ФЛТ:0] Трговија продажба: [ФЛТ] маички, капи или дигитални албуми онлајн.
[ФЛТ:0]

Следете ги сите приходи и трошоци во централизиран документ. Реконцилирајте го неделникот и прилагодете се по потреба.

Разместувањето и развојот на елементите

Добро нагласени рутерски баланси во кои е воспоставена ефикасноста на перформансата со човековата издржливост.

Начела за закажување на клучеви

Дозволи најмалку два часа за истовар, поставување и загревање откако ќе пристигнеш на местото. За дискови повеќе од четири часа, додај пауза или преку ноќ пред настапот.
Време на проверка на звукот и вежбање:
[ФЛТ:0] Пониските денови: [ФЛТ] За патувања подолги од седум дена, вклучуваат најмалку еден слободен ден за одмор и истражување.
Ако ансамблите имаат повеќе од 10 членови, размислете кој свири на секој концерт за да им се овозможи на некои членови да се одморат или да се справат со логистиката.

Ден на примерокот на турнејата

Time	Activity
8:00 AM	Wake up, breakfast, pack
9:00 AM	Load vehicles, depart
12:00 PM	Arrive at next city, lunch
1:30 PM	Check into hotel, rest
3:00 PM	Load in to venue, sound check
5:30 PM	Dinner (group or individual)
7:00 PM	Pre-concert warm-up
8:00 PM	Performance
9:30 PM	Meet and greet, merchandise sales
10:30 PM	Return to hotel, free time

Користи заеднички дигитален календар (Google календар) на кој можат да пристапат сите членови. Ажурирај го во реално време ако се случат промени. Вклучи ги насоките, контакт- броевите за местата и резервните планови за секој ден.

Траење и акомодација логистика

Случаите со бас тромбон се големи и тешки; еуфхониумите и баритоните бараат внимателно преклопување.

Опции за пренос

Автобусите обезбедуваат простор под катниот товарен простор за инструменти, но ја потврдуваат висината на товарниот простор, кој е голем и до некој помал автобус, не може да ги смести случаите на исправена туба.
Одберете задни седишта за да направите складиште за инструменти. Осигурете ги случаите со ремени за да спречите лизгање. Избегнувајте товарни комбиња без задни вентилации за време на летните патувања.
[ФЛТ:] Патувањето во авион: [ФЛТ] за подолги растојанија, проверувајте ја политиката на големите инструменти.
Амтрак дозволува големи инструменти како носење ако се вклопуваат под седишта или во надгробни кревети, но просторот е ограничен однапред.

Акомподни совети

Во хотелите за книги кои нудат групни цени на синџирите како Мариот, Хилтон и Најдобриот Запад се даваат попусти за забавите во кои се резервирани 10 или повеќе соби.

За трошењето на буџетот, сметајте ги универзитетските домови (често достапни за време на летото и училишните паузи) или хостели со приватни соби.

Најдоброто средство за транспорт

Софт глодачките торби нудат минимална заштита за проверен багаж или товарни работи.
Налепниците за употреба со име на ансамбл, телефонски број на контакт и налепници на повеќе јазици ако се доверат на меѓународно ниво.
Сувиот инструмент е многу темелен случај откако се изведува надвор по влажност или дожд.
Во забоболка спаѓаат и мал нуркач или змија за заглавени слајдови.
Додели еден член како менаџер на инструменти, овој човек ги проверува случаите пред да ги вчита, ја следи температурата во товарните делови на возилото и ја запишува секоја штета.

Комуникација и документација

Без тоа, збунетостта води до тоа да се пропуштени звучните чекови, изгубениот багаж и фрустрираните членови.

Дигитални алаткиName

[ФЛТ:0] Grroup MSES: Користете "What Appe" или сигнализирајте за инстант комуникација. Креирај одделни групи за логистика, музика и општ разговор.
[ФЛТ:0] Смачкани документи: [ФЛТ:1] Google Drive или Frombox за интинерации, контакти за итни случаи, договори и мапи. Осигурете се дека сите членови имаат офлајн пристап во случај на лош мобилен сервис.
Сметководителски апликации: [FLT:]

Преднастан

Најмалку една недела пред заминувањето, одржува еден задолжителен состанок кој покрива:

Непрекинати чекори: проверувајте го секој распоред, време на патување и места секој ден.
Проверка на инструментите и опремата: Проверете ги сите инструменти, неми клешта, стојат и каблите се во добра состојба.
Финансиски договори: да се разговара како се плаќаат оброците (групи наспроти индивидуални надоместоци), принудна готовина и поткажување на протоколот за возачите и персоналот на хотелите.
Код на однесување: очекувања за точност, почит во заеднички простори и претставување на ансамблот професионално (без алкохол пред настапи).
Итните процедури: Ако групата се одвои од некоја точка на состанок, ако сподели список на алергии и медицински услови, и ако дистрибуира печатена контакт картичка со броеви за менаџерот на турнејата, местата и локалните болници, ќе има и контактна картичка.

Направи си брошура со сите детали од програмата (дигитална PDF).

Подготовка за перформанса и менаџмент на опремата

Основните ансамбли имаат специфични акустични и технички потреби.

Вежбачка стратегија

Концентрирај се на транзиции, пренаменување низ целиот ансамбли (особено помеѓу туба и тромбон делница) и динамичен баланс.

За време на турнејата, задржете кратки дневни топлини, дури и ако не е закажана целосна проба. Користете конзистентна рутина: долги тонови, усни и лушпи.

Проверка на опремата

Пред секој настап, верификувајте ги следните елементи се спакувани и подготвени:

[ФЛТ:0] Инструменти и брборачи [ФЛТ:1] (плус резерви за соло)
Мутес: право, чаша, хармони и нуркач за тромбонови; вежбајте мумии за тивко загревање во хотелските соби
[ФЛТ:0] Стапчиња и столици: [ФЛТ:] ако не е обезбедено од местото, донесете музички штандови и цврсти столици (некои концертни сали имаат столици кои се прениски за бас тромбонистите)
Перкусии и додатоци: [ФЛТ:] ако репертоарот вклучува перкусни делови, потврди ја достапноста или донеси мала опрема
[ФЛТ:0] Аудио/видео: [ФЛТ:] опрема за снимање ако се фатат претставите за подоцна ослободување или промотивна употреба
Мастири за прва помош:

Имајте пред-шоу листа за менаџерот на сцената или одреден член: проверете дека сите неми се на дофат, музиката е во правилен редослед, и стоите се на соодветни височини.

Промоција и ангажирање на публиката

Ефикасното унапредување ги исполнува местата и гради трајни односи со новите посетители.

Дигитален маркетинг

[ФЛТ:0] Социјални медиуми: [ФЛТ:] Креирај календар на содржини со постови за историјата на никој и ништо, репертоарот, зад подготовките за сцената и рефлекторите на членовите. Користете Instagragram Reels и Тик Ток за кратки клипови од вежбите за проби или инструментите. Статистики за ознаки, спонзори и локални медиуми.
Листа на пораки: [ФЛТ:] Испрати билтен со датум, билети и лична порака од музичкиот директор.
[ФЛТ:0] Известување: [ФЛТ:] Издава соопштение за печатот со пригушен агол. пр., Локал Туба квартет донесува Концесионирани работи во три држави.

Веридба во Групниот круг

Рано на секое место доаѓаат раното пристигнување, подаваат флаери за идните емисии и разговараат со присутните.
Одржајте говор пред операцијата (15/020 минути) објаснувајќи го репертоарот, прикажувајќи движење или дискутирајќи за ниските дувачки инструменти.
Многу училишта им посакуваат добредојде на гостите-уметници на доловните сесии ова ја гради локалната добра волја и ги тера семејствата да присуствуваат на вечерните настапи.
Снимај кратки видеа за време на турнејата (гласна проверка, знаменитости на градовите, брзи интервјуа) и секојдневно објавувај ги на социјалните медиуми.
Партнер со локалните музички продавници или месинг здруженија: замолете ги да го споделат вашиот настан на нивните социјални медиуми или да вклучат флаер во купувањата на клиенти.

При секоја претстава, има стока достапна за купување. Прифати кредитни картички преку мобилен читател како плоштадот или Стрип. Понуди постер за турнеја потпишан од сите членови како премија.

Менаџмент на ризикот и здравје

Проактивните планови ги минимизираат овие влијанија.

Прекривање на осигурувањето

[ФЛТ:] Осигурувањето: [ФЛТ:] Многу политики за дом или за изнајмување имаат ограничени ограничувања за покривање на музичките инструменти кои се користат професионално.
Венуата честопати бара доказ за општото осигурување на одговорност. Проверете со постоечките содржини или купувајте краткорочна политика за датумите на турнејата.
Осигурувањето на травелот: [ФЛТ:] За меѓународни тури, сметајте на здравственото осигурување и за откопувањето на патувањето. [ФЛТ:2] Седум катчиња [ФЛТ:3] нудат политики за групите кои патуваат во странство.

Здравствени претпоставки

Создавате форма на информации за здравјето на секој член: алергии на листите, медицински услови, контакти со итни ситуации и претпочитани болници. Чувајте ги овие форми во безбедна дигитална датотека и една печатена папка во торбата на менаџерот на тури.
Спакувај сеопфатна опрема за прва помош со лекови за прекумерни случаи (ликовни акцелери, антациди, антихистами, настинка) и резерви за помали повреди.
Одреди политика за болеста за време на турнејата: ако членот потпише заразна болест, тие треба да се изолираат и да се одморат, а ансамблот мора да има потсетнички или алтернативен план (на пр., членот игра намалена улога или е изоставен од перформансите). Дискутира за тоа да се маскираат протоколите за внатрешни поставувања ако е потребно.
Ако сакаме да бидеме здрави, треба да бидеме на исправен начин и да бидеме цврсти во срцето.

Процена по струење и следење

темелен пост-турски процес на кој се учат лекциите, им се заблагодарува на поддржувачите и го поставува патот за идни проекти.

Инстантни пост-турни чекори

[ФЛТ:0] Финанско помирување: [ФЛТ:] за една недела, составувајте ги сите сметки, фактури и извештаи од приход. Споредете ги вистинските трошоци против буџетот.
[ФЛТ:0] Повратна информација од лeтeт: [ФЛТ:] Разделите истражување во кое се поставува прашање за распоредот, сместувањето, храната, комуникацијата и целокупното задоволство. Користете алатка како Google Forms или Survey. Прашајте за подобрување.
[ФЛТ:0] Состанок на "Дебриеф": [ФЛТ: 1) Оддржи групна дискусија (лице или преку видео повик) за да споделиш детали, да дискутираш што тргнало наопаку и да ги решиш проблемите. Документирајте ги овие белешки за следниот планер на турнеја.

Долги патеки

Испрати им на сите домаќини, спонзор и партнер во заедницата со личен благодарност-ви-ви- ј- а. порака до секој домаќин, спонзор и партнер во заедницата. Вклучи фотографија од турнејата или мал знак на благодарност (на пр. CD или приврзок за клучеви).
Ажурирај ја веб-страницата и социјалните медиуми со повторување на турнејата, фото галериите и линковите до секое медиумско покривање.
Направи прес-компанија со акценти на турнеите, цитатите од публиката и медиумското покривање.
Ако ансамблот објави нов албум за време на турнејата, планирајте го концертот за лансирање на албуми дома.

Со тоа што ќе си постави јасни цели, ќе изградиш способен тим, темелно ќе планираш и ќе одржуваш отворена комуникација, твојот ансамбл ќе може да одржи претстави што длабоко ќе се одразат кај публиката додека музичарите се здрави и фокусирани.